ฝ่ายบุคคล หรือ HR สำคัญอย่างไรกับองค์กร

มาทำความรู้จักกับ ฝ่ายบุคคล ว่าคืออะไร และมีความสำคัญ หรือจำเป็นอย่างไร กับในองค์กรทุกแห่ง

ตำแหน่งที่มักจะถูกมองข้าม และละเลยความสำคัญ แทบจะในทุกองค์กร เรียกว่า ใครได้เข้ามาทำหน้าที่ ก็จะรู้เลย โดยหนึ่งในนั้นก็คือ “ฝ่ายบุคคล” ทั้งที่ความเป็นจริง ถือเป็นตำแหน่งที่จะต้องมี ทักษะสูง และความเชี่ยวชาญอยู่ไม่น้อย และยังถือเป็นตำแหน่งที่สำคัญต่อองค์กร ลำดับต้น ๆ ไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าตำแหน่งสำคัญอื่น ๆ

วันนี้ ลองมาทำความรู้จักกับตำแหน่งนี้กันให้มากขึ้นสักนิด แล้วจะหายสงสัยว่า ฝ่ายบุคคลคืออะไร มีหน้าที่และสำคัญกับองค์กรทุกแห่งมากน้อยแค่ไหน หากใครที่อยากทำงานตำแหน่งนี้ ก็จะได้มีข้อมูลศึกษา เพื่อความเข้าใจให้มากขึ้นกว่าเดิม

ตอบข้อสงสัย ฝ่ายบุคคลคืออะไร

เป็นคำถามยอดฮิตของหลายองค์กร ที่มักสงสัยกันบ่อยครั้งว่า ฝ่ายบุคคลคืออะไร ฝ่ายบุคคลมีไว้ทำหน้าที่อะไร ทำงานเกี่ยวกับเรื่องอะไร หากจะอธิบายกันแบบชัดเจน และเข้าใจง่ายก็คือ..

ฝ่ายบุคคล เป็นตำแหน่งสำหรับบุคลากรขององค์กร อาจรวมอยู่ในฝ่าย HR หรือ Human Resource ก็ได้เช่นกัน โดยมีลักษณะงานที่ทำ ต้องบริหารจัดการด้านทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร ให้เกิดความสมดุล ลดความขัดแย้งของการทำงานในแต่ละฝ่าย สามารถเข้าถึงทุกคนในองค์กรได้ แบบไม่มีคิดเล็กคิดน้อยใด ๆ รวมถึง ยังต้องพยายามสร้างแนวคิด เพื่อพัฒนาบุคลากรให้เติบโตในทุกด้าน เพื่อผลลัพธ์ในการพัฒนาองค์กรนั่นเอง

ความสำคัญของฝ่ายบุคคลคืออะไร

เพื่อให้ทุกคนเลิกมองข้ามตำแหน่งนี้ จึงอยากนำเอาความสำคัญของพนักงานฝ่ายนี้ มาบอกต่อเพิ่มเติม อีกทั้งยังเป็นไอเดียชั้นยอด สำหรับใครที่อยากทำงานตำแหน่ง ฝ่ายบุคคล จะได้เข้าใจ และเตรียมวางแผนตนเองได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม

1. สรรหาบุคลากรที่มีคุณภาพตรงกับความต้องการขององค์กร

ข้อนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญ และเป็นเรื่องหลักของตำแหน่งฝ่ายบุคคล คงไม่ใช่เรื่องผิดนัก หากคนทำตำแหน่งฝ่ายขาย มีหน้าที่ที่ต้องขายสินค้า ฝ่ายบุคคล ก็มีหน้าที่สรรหาใครก็ตาม ที่ประเมินแล้ว ว่าเหมาะสมกับการทำงานให้กับองค์กร ทั้งเรื่อง คุณวุฒิ วัยวุฒิ ค่าจ้าง เมื่อจ่ายออกไปแล้ว บริษัทจะได้รับความคุ้มค่ากลับมามากที่สุด เอาเข้าจริง ก็เสมือนเป็นตัวแทนของผู้บริหารแบบกลาย ๆ ในการเลือกคนเข้ามา เพื่อสร้างอาณาจักรแห่งนี้ให้เติบโตไปข้างหน้า

ขั้นตอนการสรรหาบุคลากรของฝ่ายบุคคล ที่จะต้องทำ ได้แก่

• ประกาศรับสมัครผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น เว็บไซต์สมัครงาน เว็บบริษัท Social Media จ้างบริษัทจัดหางาน
• ประเมินและคัดเลือกผู้สมัคร จากการส่งใบสมัครแล้ว Resume เข้ามาว่า คนไหนตรงกับแนวคิด หรือมีประสบการณ์ ตามที่องค์กรคาดหวังเบื้องต้น
• แจ้งผู้สมัคร ให้เตรียมสำหรับการสัมภาษณ์งาน ขั้นตอนนี้ ฝ่ายบุคคลต้องเตรียมรูปแบบการสัมภาษณ์ เช่น คำถาม การประเมินคะแนน และข้อทดสอบอื่น ๆ ตามเหมาะสม
• เมื่อสัมภาษณ์เสร็จ ให้ประเมินคะแนนว่าใครมีแนวโน้มได้เข้าทำงาน มากที่สุด (ส่วนนี้อาจทำร่วมกับหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องการพนักงานด้วยก็ได้)
• จัดเตรียมการปฐมนิเทศ ให้กับพนักงานใหม่ ที่ผ่านการคัดเลือก

2. พัฒนาศักยภาพของพนักงานให้ดียิ่งขึ้น

ไม่ใช่แค่การรับสมัครพนักงานหน้าใหม่เท่านั้น แต่ฝ่ายบุคคล ยังมีหน้าที่พยายามค้นหาวิธีต่าง ๆ เพื่อพัฒนาศักยภาพของพนักงานให้เก่ง หรือมีความรู้มากขึ้นด้วย เช่น การหาคอร์สอบรม สัมมนากับมีประโยชน์กับแต่ละฝ่าย การจัดกิจกรรมท่องเที่ยวประจำปี เพื่อให้พนักงานได้พักผ่อน และสร้างความสามัคคีกันภายในองค์กร การจัดงานเลี้ยงประจำปีบริษัท เพื่อเฉลิมฉลองตามประเพณี และยังสร้างความสนุก ความผูกพันให้ระหว่างพนักงานกับบริษัท

3. คนกลางเชื่อมความสัมพันธ์ของแต่ละฝ่าย

หลายคนอาจไม่รู้ว่า บ่อยครั้งความน่าอึดอัดใจของฝ่ายบุคคลคือ การต้องเป็นตัวกลาง คอยรับฟังปัญหาจากแต่ละฝ่าย ภายในองค์กร จากนั้นต้องคอยคิดหาวิธีแก้ไข ปรับความเข้าใจ หรือพยายามหาแนวทางให้ทุกฝ่าย เกิดความพึงพอใจ มากที่สุด เช่น ฝ่ายผลิตมีการต่อว่าฝ่ายขาย ถึงการเอางานยากเกินขีดทักษะของตัวบุคคล หรือขีดความสามารถเครื่องจักรเข้ามาทำ ขณะที่ฝ่ายขายมองว่า นี่คืองานของลูกค้าประจำ ไม่สามารถปฏิเสธได้ ฝ่ายบุคคลก็ต้องคอยเชื่อมโยงทุกคน ให้ใจเย็น และมีแนวคิดตรงกันมากขึ้นกว่าเดิม

4. ความท้าทายอื่น ๆ ที่ต้องคอยรับมือให้ได้

นอกจากความสำคัญหลัก ๆ ที่กล่าวมาแล้ว ยังมีความท้าทายอื่นที่รอให้ฝ่ายบุคคลพบเจอ และต้องจัดการกับปัญหาอีกเยอะมาก ซึ่งเป็นสิ่งที่หลายคนไม่รู้ เช่น การทำความเข้าใจกฎหมายแรงงานเบื้องต้น เมื่อต้องเจอกับพนักงานหัวหมอบางคน ที่พยายามฟ้องร้องบริษัท ทั้งทีตนเองเป็นฝ่ายผิด ติดต่อเจรจากับคนนอกบางเรื่อง ในฐานะตัวแทนขององค์กร เป็นต้น

ตำแหน่งที่ทุกองค์กรต้องมี

จากความสำคัญที่ระบุมา จะเห็นว่า แท้จริงแล้ว ฝ่ายบุคคล ไม่ใช่จะรับใครเข้ามาทำงานก็ได้ แต่ต้องเป็นบุคลากรที่มีทักษะ มีความมั่นใจและเชี่ยวชาญในการทำงานหลายด้าน โดยเฉพาะการคัดสรร และประเมินคนที่สมัครงาน เพื่อให้องค์กรได้พนักงานที่มีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์กับการทำงานมากที่สุด

อีกทั้งยังต้องมีความรู้รอบด้าน สามารถจัดการปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นนักเจรจาพูดคุยที่ดี สิ่งเหล่านี้ คือความรับผิดชอบที่ต้องทำอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เป็นตำแหน่งที่องค์กรไหนก็ไม่ควรขาด

รู้แบบนี้แล้ว คงทำให้หลายคนเห็นความสำคัญกันมากขึ้นว่า ฝ่ายบุคคลคืออะไร และทำไมทุกองค์กร ต้องมีคนตำแหน่งนี้อยู่ด้วยเสมอ เพราะถ้ามองในมุมเจ้าของกิจการ การมีคนที่ไว้วางใจได้ มาคอยดูแลกิจการให้กับคุณ ย่อมทำให้เกิดความสบายใจ และสามารถสร้างไอเดียต่อยอดความสำเร็จ ได้ในแบบที่ไม่สิ้นสุด นั่นเอง