การเตรียมความพร้อมเพื่อป้องกันธุรกิจหยุดชะงัก

ผลการสำรวจประจำปี 2565 ของ Allianz Risk Barometer ที่แสดงถึงมุมมองขององค์กรที่มีต่อความเสี่ยงสูงสุดในช่วง 12 เดือนข้างหน้า

โดยอ้างอิงจากข้อมูลเชิงลึกของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการความเสี่ยงมากกว่า 2,712 คนจาก 94 ประเทศ โดยพบว่า

ความกังวลจากความสูญเสียจากการหยุดชะงักทางธุรกิจ (Business Interruption) และการหยุดชะงักทางไซเบอร์ (Cyber Incidents) เป็นภัยคุกคามอันดับต้น ๆ ที่เติบโตไปพร้อม ๆ กับความเสี่ยงด้านเศรษฐกิจและพลังงาน (Economic and energy risks) ที่เพิ่มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่สามารถนำไปสู่การสูญเสียทางรายได้อย่างมีนัยสำคัญ

นอกจากความเสี่ยงที่ทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก รายงาน The Global Risks Report 2023 ซึ่งจัดทำโดย World Economic Forum (WEF) พบว่า 10 อันดับแรก ของความเสี่ยงที่ภาคธุรกิจให้ความสำคัญและคิดว่ามีผลกระทบรุนแรงในระยะ 2 ปี แยกตามประเภทความเสี่ยง

สรุปได้ดังตารางด้านล่าง

การป้องกันธุรกิจหยุดชะงัก จากความเสี่ยงเหล่านี้ ทำให้ไม่สามารถปฏิเสธ ได้ว่า หากองค์กรไม่เตรียมพร้อมรับมือกับความท้าทายและสถานการณ์ความเสี่ยงต่าง ๆ อาจมีผลกระทบทำให้ธุรกิจหยุดชะงักส่งผลเสียต่อองค์กรทั้งด้านชื่อเสียงและผลกำไร

นอกจากนี้ ผลการสำรวจจาก CEO Challenges ของ Fortune และ Deloitte ในปี 2022 โดยการพูดคุยกับ CEO 121 คน ใน 15 อุตสาหกรรม เกี่ยวกับวิกฤตการณ์ที่โลกกําลังเผชิญอยู่ในปัจจุบัน พบว่าส่วนใหญ่ CEO คาดว่าการเติบโตจะมีแนวโน้มลดลง หากองค์กรไม่มีแผนหรือแนวทางแก้ไขที่ชัดเจน ดังนั้นการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management: BCM) ที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสําคัญของการบริหารจัดการธุรกิจที่ประสบความสําเร็จ

ทั้งนี้จากประสบการณ์พบว่าโดยทั่วไปมากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจที่ไม่มีประสิทธิภาพในการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจมักจะประสบปัญหา นอกจากนี้การมีผู้บริหารระดับสูงที่มีความมุ่งมั่นและให้การสนับสนุนจะเป็นส่วนช่วยผลักดันให้การพัฒนา และจัดทำแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจสามารถนำไปปฎิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การป้องกันธุรกิจหยุดชะงัก ต้องมีการเตรียมความพร้อมให้ธุรกิจ

การเตรียมความพร้อม เพื่อจัดทำแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management: BCM) เหตุผลที่แต่ละองค์กรจำเป็นต้องจัดทำแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจอาจมีความแตกต่างกัน แต่สาเหตุหลักที่องค์กรควรใช้พิจารณา สรุปได้ดังนี้

1. เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไป ไม่ว่าจะประสบกับภัยพิบัติอะไรก็ตาม ลดเวลาหยุดทํางาน ความสูญเสีย ความเสียหายทางการเงิน หรือผลกระทบด้านลบอื่น ๆ
2. เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูล มีการเตรียมความพร้อมเกี่ยวกับการสำรองข้อมูล การจัดเก็บข้อมูล และการกู้คืนระบบ
3. เพิ่มความเป็นสากลและความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร เนื่องจากคุณจะมีระบบบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจที่เป็นมาตรฐาน ส่งผลให้องค์กรสามารถกู้คืนระบบได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถกลายเป็นเครื่องมือทางการตลาด เพื่อดึงดูดและรักษาลูกค้าได้มากขึ้นอีกด้วย

นอกจากนี้ ก่อนการจัดทำแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ องค์กรควรต้องประเมินความพร้อมของตนเองในด้านต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

• โครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ของบุคลากร : ควรกำหนดบทบาทหน้า สายการบังคับบัญชา อำนาจตัดสินใจ และการสื่อสารในช่วงวิกฤตให้ชัดเจน มีการจัดฝึกอบรม การฝึกฝนให้เตรียมพร้อมกับสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้น
• สถานที่และอุปกรณ์ : ต้องกำหนดสถานที่หลัก สถานที่สำรอง ระบบสำรองข้อมูล อุปกรณ์ต่าง ๆ ด้านการสื่อสาร และระบบสารสนเทศ เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
• แผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ : เน้นกระบวนการที่จําเป็นต้องปฏิบัติ ให้กระชับ สามารถเข้าใจได้ง่าย เช่น แผนประสานงานหน่วยงานกับท้องถิ่น ภาครัฐ และหน่วยงานกํากับดูแล แผนการเคลื่อนย้ายคน เป็นต้น โดยต้องมีการทดสอบ และปรับปรุงแผนดังกล่าวอย่างสม่ำเสมอ

ขั้นตอนจัดทำแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ

เมื่อประเมินความจำเป็น และความพร้อมแล้ว ขั้นตอนการจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ เพื่อการป้องกันธุรกิจหยุดชะงัก สามารถสรุปได้ดังนี้

1. จัดทํากรอบนโยบาย BCM โครงสร้างหน้าที่และบทบาทความรับผิดชอบของบุคลากร วิธีบริหารจัดการ และวิธีกการติดตามรายงานความคืบหน้า
2. กำหนดระบบงานที่สำคัญ ที่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจขององค์กร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ชื่อเสียง ฐานะและผลการดำเนินงานอย่างมีนัยสำคัญ
3. วิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ และประเมินความเสี่ยงหลักที่มีผลต่อการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ เพื่อระบุความเร่งด่วนของกิจกรรมต่างๆ และระดับเป้าหมายในการจัดการที่ต้องการ
4. กำหนดกลยุทธ์ BCM กำหนดแนวทางเพื่อตอบสนองต่อการหยุดชะงักของระบบงานที่สำคัญ รวมถึงกำหนดระยะเวลาหยุดดำเนินงานที่ยอมรับได้ของแต่ละระบบงานที่สำคัญ และกําหนดกลยุทธ์ด้านการจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม
5. พัฒนาและจัดเตรียมวิธีการตอบสนอง ต่อเหตุการณ์ในภาวะฉุกเฉิน โดยจัดทำแผนดังต่อไปนี้
   – Incident Management Plans (IMP) เพื่อจัดการกับวิกฤติฉุกเฉินที่เกิดขึ้น
   – Business Continuity Plans (BCP) เพื่อบริหารธุรกิจอย่างต่อเนื่อง
   – Disaster Recovery Plans (DRP) หรือแผนกู้คืนธุรกิจหลังภัยพิบัติผ่านพ้นไป
6. ทดสอบ ปรับปรุง และทบทวนแผน รวมถึงการปลูกฝัง BCM ให้เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร องค์กรควรจัดให้อบรม และสื่อสารเกี่ยวกับแผนรองรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องและแนวทางการปฏิบัติงานภายใต้สถานการณ์ฉุกเฉิน เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนเข้าใจ และรับทราบถึงบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตนหากเกิดเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดการหยุดชะงักของการดำเนินงาน ปรับปรุง และทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอ นอกจากนี้ องค์กรควรพิจารณารูปแบบการทดสอบแผน BCM ตามความพร้อมขององค์กร เช่น การประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยการจำลองสถานการณ์ (Tabletop testing) หรือ การทดสอบโดยจําลองสถานการณ์เสมือนจริง (Simulation)

บทความโดย ลัญจกร ภาษีผล
ผู้อำนวยการ ที่ปรึกษาด้านความเสี่ยง
ดีลอยท์ ประเทศไทย